PROJECT MANAGEMENT LIFE CYCLE - Contingency

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai. Dalam siklus hdup sebuah proyek, terdapat 4 tahapan inti, yaitu definition, planning, implementation, dan delivery. Masing-masing tahap memiliki tahap memiliki tahapan lagi di dalamnya. Salah satunya adalah pada tahap implementation terdapat tahap contingency.

Contingency sendiri memiliki arti yaitu kemungkinan. Dalam siklus hidup sebuah proyek, terdapat sejumlah biaya yang ditambahkan dari biaya yg sebenarnya dibutuhkan, untuk menutupi kemungkinan adanya pengeluaran yang mendadak atau tidak pasti. 

Total biaya untuk sebuah proyek dapat dirumuskan dengan = base cost estimate + contingency. Sedangkan contingency = risk exposure + estimate uncertainty.

Gambar di atas menjelaskan tentang langkah dalam memanajemenkan contingency dalam sebuah proyek.

Bagaimana cara menghitung biaya contingency dalam sebuah proyek? Dapat dilakukan dengan melihat tabel di bawah. Kebutuhan dalam manajemen proyek dibagi menjadi 5 kelas berdasarkan range kemungkinan seberapa tinggi biaya tambahannya. Kelas 5 adalah kelas yang paling tinggi yaitu 30%-100% dari biaya aslinya. Sedangkan kelas 1 adalah kelas yang paling rendah yaitu 3%-15%.

Selain biaya yang harus dipertimbangkan kemungkinannya, ada beberapa contoh pertanyaan yang penting dan harus bisa ditangani saat berada pada tahap implementasi, yaitu sebagai berikut :

1. Who has the authority to close the business in the event of an emergency?
2. Which staff members are critical and must be on-site or always reachable?
3. Where are the back-ups and how are they restored?
4. Who can cover for each critical staff member?
5. Who are single points of failure and how can those risk be ameliorated?
6. What systems, vendors, and partners pose risk should they fail?
7. Who is responsible for communicating with customers, and how?